秘书助理职业化实务技能

课程介绍
- 无论是公司老板还是部门主管,都希望有高效率的助手来协助完成工作。职业化秘书/助理总能有条不紊、恰到好处地处理着事务,除了其掌握了良好的工作技能外,同时必定拥有良好的工作心态,且愿意不断地总结、提升,成为上司的工作伙伴以及组织架构中有效沟通的“桥梁”。
- 《秘书助理职业化实务技能》课程旨为配合正在秘书/助理岗位上的工作者,培养其良好正确的工作态度并接受系统的技能训练,以便能得体、高效地展开工作,为不断的晋升作好应有的准备。

课程收益
- 认识秘书/助理的职业特性
- 掌握办公室工作的职业技能
- 塑造良好的职业化形象
- 培育积极阳光的职业化心态

适合对象
秘书、助理、行政人员

开课时间
2020年6月23日

主要内容
第一部分:秘书/助理职业角色的认知与定位
- 职业秘书/助理的不同定义
- 高级、中级、初级秘书/助理的职能区分
- 需具备的职业素养
- 认知秘书/助理的角色的可持续发展性
- 案例讨论:如果我是Serena,我将如何处理?

第二部分:事务性工作的组织与管理
- 与上司建立伙伴关系
1)汇报、提议
- 配合、管理上司的日程工作安排
1)会议、约见和差旅
- 建立良好的办公室氛围与环境
1)推动项目执行的注意事项和操作方法(办公室的5 S管理)
- 规范工作流程
1)文具和办公耗材供给——申请、通知、发送、记录
2)案例讨论:如何拿到总经理的照片
3)案例讨论:如何为上司的差旅做好卓越行程安排

第三部分:沟通与协调的技
- 掌握有效的沟通技巧:开口、倾听、发问、反馈
- 了解不同类型的沟通风格——应用FPA技术
- 与上级沟通的七法则
- 与平级沟通注意事项
- 掌握清晰表达的技巧
1)自我测试:确认自己的沟通风格
2)模拟练习:去还是不去?怎么去?

第四部分:时间(计划)管理
- 跨越“浪费时间”之陷阱
- 时间管理的4大基本原则
1)四象限原则、目标原则、20/80原则、对象原则
- 时间管理“工具”应用
1)善用“笔记本”
- 自我练习:根据“时间矩阵”列出下周工作时间计划表

第五部分:会议组织管理
- 了解会议(活动)的种类
- 规范化会议5大标准
- 规范会议流程
1)会前准备工作
2)会中协调工作
3)会后整理工作
- 练习分享:如何组织一个跨部门“年会预备会议”
- 规范会议室使用流程——登记、协调、查看

第六部分:写作文档管理
- 常用公文写作及公文格式要素范例
- 电子邮件应用注意事项
- 维护更新电子数据表格和资料库
1)整理、归档、更新
- 文档管理标准规范
1)分类、查阅、存储、分装、销毁、保密
2)模拟练习:根据案例撰写会议通知、会议记录、会议记要各一篇,并通过E-mail发送

第七部分:专业姿态呈现
- 建立优雅、得体的第一印象
- 职业化仪容、仪态及仪表的正确表达
1)发型、妆面等细节规范化
2)选择符合TPO原则的职业装束
- 个人行为礼仪
1)微笑、目光、适度的距离、肢体语言
- 商务接待礼仪
1)问候、引领、迎送、会客安排
- 商务场合礼仪
1)介绍、称呼、握手、名片应用

第八部分:培育积极阳光的职业化心态
- 服务导向的执行力
- 觉察自我压力、控制不当情绪
- 工作与生活的平衡管理
- 为应有的升迁做准备
1)案例讨论:谁的错?
2)自我练习:多角度看“不得不”问题
3)自我练习:思维模式的“转念”六步法

第九部分:回顾与行动计划
- 练习:清晰岗位职责——编写岗位说明书

咨询方式
+86 21 3470 1011
public@34learning.com
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